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Baustellenkontrolle mit App und Smartphone

Am Anfang braucht es eine gute Idee und eine Portion Mut. „Jeder benutzt heute einen Mini-Computer namens Smartphone oder Tablet. Lasst uns diese Chance für unsere eigenen digitalen Prozesse und Geschäftsmodelle nutzen!“ – so ungefähr dürften die Überlegungen bei der WEMAS Absperrtechnik GmbH aus Gütersloh gewesen sein, als sich der Mittelständler im vergangenen Jahr entschloss, ein digitales Baustellenmanagementsystem („BMS“) entwickeln zu lassen, das sowohl Prozessgeschwindigkeit und -qualität verbessern sollte. Innerhalb von drei Monaten entstand in Kooperation mit dem Softwareunternehmen Mobile2b GmbH aus Köln eine App-basierte, mobile Softwarelösung, die sowohl mobile Baustellenkontrollen mit dem Smartphone oder Tablet als auch eine Bestandsführung und Bestandsverwaltung ermöglicht.

„Damit geben wir unseren Kunden eine Zukunftstechnologie an die Hand, die ihnen einen Vorsprung am Markt verschafft und die Vorreiterrolle von WEMAS untermauert“

Alexander Moosbrugger Vertriebsleiter D-A-CH bei WEMAS

 

Digitale Workflows führen Mitarbeiter durch die Kontrolle

Seit Kurzem wird die App für Baustellenkontrollen von WEMAS-Kunden in der Praxis eingesetzt. „Für den Anwender bedeutet das eine enorme Planungssicherheit, einen zufriedenen Auftraggeber, einfach, nachprüfbar und vollständig erstellte Abrechnungen, einen enormen Zeitgewinn und eine spürbare Ersparnis an Zeit in der täglichen Arbeit“, so Moosbrugger weiter.

Die Anwender richten am Desktop einmalig und ganz ohne Programmierkenntnisse ihre Baustellen ein. Über vorinstallierte Parameter wie „Häufigkeit“ oder „reguläre Fahrt / Sturmfahrt / Unfallfahrt“ legt der Verantwortliche fest, wie die Kontrolle durchzuführen ist und welcher Mitarbeiter dafür verantwortlich zeichnet. Dieser lädt die App auf sein Smartphone und erfährt, für welche Fahrten er heute verantwortlich ist. Eine zusätzlich erhältliche Navi-Funktion spukt direkt die beste Tour für den Tag aus.

An der Baustelle angekommen, startet der Mitarbeiter die volldigitale Kontrolle, indem er sich mit seinem Smartphone über einen NFC-Tag registriert und somit automatisch die GPS-Koordinaten erfasst. Somit wird absolut fälschungssicher dokumentiert, dass der Mitarbeiter die Kontrolle auch vor Ort durchgeführt hat. Alle Arbeitsschritte werden in der Folge mittels einer vorgegebenen, intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche erledigt. Liegen Schäden vor, werden diese direkt mit der Smartphone-Kamera erfasst und dokumentiert. Nach der Kontrolle wandern alle Daten automatisch in die IT des jeweiligen Unternehmens – selbst wenn die Erfassung offline erfolgte.

 

Digitale Belege und Leistungsnachweise für den Chef

Am Backend wird nun für den Chef ersichtlich, ob die Kontrollen wie geplant durchgeführt wurden bzw. wo Probleme aufgetaucht sind. Ein Dashboard gibt einen ganzheitlichen Überblick über alle Aufgaben. Da bei jeder Kontrolle die Zeit zwischen Start und Ende erfasst wird, können die Daten auch als Leistungsnachweis oder Abrechnungsbasis verwendet und beispielsweise als PDF exportiert werden. Über ein „Gast“-Account kann den Auftraggebern sogar ein Einblick über die durchgeführten Kontrollen gewährt werden.

Eine zusätzliche Funktionalität liefert das Bestandsmodul. Darüber kann der Materialbedarf für den Aufbau der jeweiligen Baustelle ermittelt werden. Das System erkennt automatisch, ob die erforderlichen Komponenten wie Baken oder Leitkegel in ausreichender Menge vorhanden sind und ermöglich gegebenenfalls eine schnelle Nachbestellung der fehlenden Produkte. „Die Bestände in allen Lagern sind jederzeit abrufbar. So weiß der Kunde exakt wie viele Aufträge er noch annehmen kann, wann es eng wird und wo nachgeordert oder umdisponiert werden muss – und das alles auf einem Bildschirm“, sagt Moosbrugger.

 

Baustellenkontroll-App reduziert Archivierungskosten auf Null

Die „mobile Lösung für mobile Dienstleister“ sorgt für einen signifikanten Wettbewerbsvorteil gegenüber Dienstleistern der alten Schule. Ein riesiges Kosteneinsparungspotential erzeugt das digitale System insbesondere im Dokumentationswesen. Bisher waren Baustellenkontrollen mit Papierbergen verbunden. Jeder Kontrollauftrag wurde mit Block und Bleistift abgearbeitet und landete am Ende auf einem Schreibtisch. Dort mussten die von Hand ausgefüllten Formulare auf Vollständigkeit geprüft, in das IT-System übertragen und archiviert werden. Für die Auftraggeber wurden darüber hinaus Belege angefertigt. Das Ergebnis war ein voll ausgelasteter Sachbearbeiter und endlose Ordner mit den abgehefteten Formularen.

Für die WEMAS zahlt sich der mutige Schritt in die Digitalisierung aus. „Sobald der Kunde die Baustellenkontroll-App ausprobiert und anwendet sind alle Zweifel ausgeräumt und das Produkt wird angenommen und gelebt“, so Moosbrugger.

 

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