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Digitale Kontrollen für Gastronomie und Hotellerie

In kaum einer anderen Branche spielen Qualitätskontrollen eine so wichtige Rolle wie in der Hotellerie und Gastronomie. Lebensmittelhygiene wird aus gutem Grund von den Aufsichtsbehörden sehr genaue unter die Lupe genommen. Für Gaststätten und Hotels bedeutet das zahlreiche Pflichtkontrollen in den Bereichen „Allgemeine Qualitätskontrollen“ und „Lebensmittelhygienekontrollen“, die tagtäglich durchgeführt und sauber dokumentiert sowie archiviert werden müssen.

DEHOGA bietet digitale Kontrollen und Checklisten für die Gastronomie

Wie sich diese Kernaufgaben durch den Einsatz mobiler Technologien einfacher und effizienter gestalten ließe, fragte sich der DEHOGA (Deutscher Hotel- und Gaststättenverband) Nordrhein. So entstand die Idee einer mobilen Lösung für alle Qualitäts- und Lebensmittelhygienekontrollen in Hotels und Gastronomiebetrieben. Für die Umsetzung des Projekts entschied sich der DEHOGA Nordrhein für das Softwareunternehmen Mobile2b aus Köln, das auf den Einsatz von Smartphones und Apps in Business-Prozessen spezialisiert ist.

Die Anforderungen an ein cloudbasiertes, digitales Qualitätsmanagementsystem mit unterstützender Appnutzung waren umfassend. In aller erster Linie sollte das System den Anwendern einen deutlichen Mehrwert in ihrem Hygienemanagement bieten. Dies war dann der Fall, wenn die Lösung einfach und intuitiv zu bedienen war, transparente, kontrollierbare und standardisierte Prozesse garantierte sowie Prozessgeschwindigkeit als auch –qualität deutlich verbesserte. Wichtig war außerdem, dass Q4me einen „SAAS (Software-as-a-service)“-Ansatz verfolgte, der keine Software-Installation oder Vorkenntnisse bei der Benutzung des Softwaresystems erforderte.

Dieser Anforderungskatalog wurde vom DEHOGA und Mobile2b mehr als erfüllt. Inzwischen wird die Software mit dem Namen „Q4me“ von einer großen Zahl von Betrieben bei der täglichen Arbeit eingesetzt. „Q4me gibt Gastronomen und Hoteliers ein günstiges und hochwertiges Tool an die Hand, das ihnen mehr Zeit und Sicherheit gibt, sich um Ihr wichtigstes Gut zu kümmern: ihre Gäste“, sagt Marc Weber vom DEHOGA Nordrhein.

Hoteliers und Gastronomen profitieren von den Vorzügen des volldigitalen Systems.

Anstatt wie früher mit Zettel und Papier führt der verantwortliche Mitarbeiter nun seine Kontrolle mit App und Smartphone oder Tablet durch. Er wird per Weckerfunktion über die anstehenden Aufgaben informiert und arbeitet diese über eine digitale Checkliste ab. Über eine Fotofunktion können beispielsweise Mängel anschaulich dokumentiert werden. Eine Internetverbindung ist für die Durchführung der Kontrollen nicht erforderlich.

Für den Gastronomen oder Hotelier erleichtert sich die Büroarbeit enorm. Ist eine digitale Kontrolle abgeschlossen, wandern die Daten automatisch ins IT-System. So stehen die Ergebnisse, etwa bei Hygiene- oder Temperaturkontrollen, in Echtzeit zur Auswertung und Kontrolle bereit. Gibt es Auffälligkeiten, werden die Verantwortlichen automatisch informiert. Diese können dadurch sofort reagieren und Missstände umgehend beseitigen. Da alle Formulare digital auf dem Smartphone oder Tablet vorliegen, braucht es keine ausgedruckten Checklisten mehr. Auch die Archivierung erfolgt papierlos. Alle Formulare können als pdf exportiert werden und somit beispielsweise Kontrolleuren digital zur Verfügung gestellt werden.

Auch bei der Einsatzplanung ergeben sich für den Chef durch den Einsatz von Q4me Vorteile. Rechte können an Mitarbeiter vergeben und Aufgaben verschiedenen Abteilungen oder Personen zugewiesen werden. Am Backend sind bereits zahlreiche, praxisrelevante Vorlagen aus dem Qualitäts- und Hygienemanagement verfügbar, so dass Q4me direkt in der täglichen Praxis eingesetzt werden kann. Das Anlegen von weiteren Prozessen sowie die Auswertung der Kontrollergebnisse sind leicht und verständlich.

Das System von „Praktikern für Praktiker“ beinhaltet zudem ein Dokumentenmanagement mit Bedienungsanleitungen, Checklisten oder Schulungen. Auch für Datensicherheit ist gesorgt. Die digitalen Kontrollen für die Gastronomie sind cloudbasiert. Die Daten werden nach aktuellem Datenschutzstandard in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet. Fotodokumentation und andere dokumentenechte Aufzeichnungen machen Q4me zudem fälschungssicher.

 

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